Pierwszym krokiem przed organizacją konferencji lub warsztatów musi być oszukanie niezajętych terminów na wynajem sali konferencyjnej. Może często zdarzyć się, że czekając z zamówieniem do ostatniej chwili dowiadujemy się, że hotel jest już zarezerwowany. Przygotowujący konferencję muszą wiedzieć, że organizacja konferencji może być doskonałą okazją do pozyskania sponsorów. Niestety faktem jest, że nieliczni organizatorzy zdają sobie w ogóle z tego jakąkolwiek sprawę. zbierając w sali konferencyjnej 50 czy 500 osób można przewidzieć, że wiele przedsiębiorstw np. towarzystw ubezpieczeniowych zechce zaistnieć ze swoją ofertą. Sponsorzy z pewnością niechętnie przekazują jakieś sumy pieniędzy na organizację, ale organizują np. poczęstunek i materiały reklamowe dla wszystkich uczestników. Organizacja konferencji
1 to również promowanie imprezy. przygotowujący konferencję muszą sprawić, żeby o wydarzeniu było głośno w różnych mediach. Jednym ze sposobów na reklamę konferencji czy szkolenia jest zaproszenie do tego projektu władz powiatowych. Władze gminne mogą użyczyć wspaniałej sali konferencyjnej czy propagować imprezę na oficjalnej stronie miasta lub kalendarzu imprez. Doskonałym pomysłem może być również stworzenie oficjalnej strony ww imprezy. Koszty stworzenia i utrzymania tego typu specjalnej strony są niewielkie i można cały projekt zamknąć budżetem 1000 złotych. Taka forma promocji umożliwi pobranie informacji o imprezie specjalistycznym portalom tematycznym. Następnym aspektem profesjonalnej organizacji konferencji jest dostarczenie atrakcji jej uczestnikom w czasie wolnym od wykładów. W tym temacie sprawdzają się np. atrakcje turystyczne regionu w którym odbywa się impreza. Tego typu wycieczka połączona ze zwiedzaniem jest dobrym pomysłem , ale tylko w przypadku gdy konferencja
2 ma miejsce daleko od miejsca zamieszkania większości jej gości.